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En un año marcado por cierta estacionalidad del crecimiento y aumento de los costos, los clientes de Dafing Group, empresa en América Latina dedicada a la comercialización, diseño, planificación y realización de eventos corporativos, ya han iniciado los pedidos de presupuesto para diseñar su evento de fin de año. En los últimos años, se ha acentuado una tendencia que tiene que ver con la reserva temprana de salones y espacios para eventos corporativos. Los lugares son pocos y definidos y todos quieren asegurarse que contarán con el salón que mejor se adapte a los objetivos del evento.
“En líneas generales, se observa una tendencia hacia buscar recursos creativos que a la vez optimicen los costos”, comentó Diego Feldberg, Director de Dafing Group y Presidente de la Asociación de Eventos de la República Argentina. Es decir, las empresas requieren buenas ideas, originales e impactantes, que al mismo tiempo no excedan el presupuesto asignado. Hoy por hoy, ya no es importante deslumbrar con la inversión sino con los detalles memorables que hacen al evento divertido y apto para compartir en Facebook y/o Twitter.
Las redes sociales son las grandes protagonistas de hecho. Ninguna compañía quiere dejar de incluirlas en su estrategia para fin de año. Ya sea para enviar la invitación o el plano del lugar, o bien para alentar comentarios en Fan Pages privadas sobre la vestimenta y otros detalles, las redes sociales son grandes aliadas a la hora de generar expectativa por el evento. Además, permiten la interacción durante el evento y el posteo de fotos en la etapa posterior. De esta manera, a partir de las redes sociales se puede comunicar acerca del evento a lo largo de todas las etapas de duración del mismo.
Las últimas tendencias en eventos están ligadas efectivamente a la tecnología, desde las pantallas hasta el mapping 3D, usar las redes sociales o hacer que se pueda interactuar desde los celulares. “El evento es una herramienta de comunicación estratégica que busca generar una experiencia diferencial. El invitado tiene que irse sabiendo cuál era el mensaje que se quiso transmitir”, aseguró Diego Feldberg.
En relación a los lugares elegidos, se observa una clara diferencia atribuible al tamaño de la compañía y a sus valores y costumbres. Las empresas grandes prefieren los eventos más informales, en espacios al aire libre, con juegos y vestimenta casual. Las empresas más chicas, quizá por su tradición familiar y costumbres más formales, se inclinan por cenas de gala con shows de música o baile.
Los encargados de llevar adelante la tarea de organización de los eventos de fin de año son generalmente los ejecutivos de recursos humanos, que tienen la difícil misión de conciliar los intereses del directorio con los gustos y preferencias de la mayoría de los empleados. Así, una vez asignado el presupuesto para dicha acción –por lo general se confirma luego del cierre del año fiscal-, ponen manos a la obra y lo primero que piden es la reserva del lugar.
En cuanto a las cancelaciones, se observa reiteradamente que, en general, “para que una empresa decida cancelar su evento de fin de año debe haber hecho un pésimo cierre de ejercicio, ya que son acciones que generan pertenencia y dan reconocimiento a los empleados”, afirmó Diego Feldberg. Si lo que se obtiene es un presupuesto austero para la realización del mismo, se pueden poner en práctica ideas creativas orientadas a sorprender con pocos recursos. Por ejemplo, el catering es totalmente variable. Un evento se puede resolver exitosamente con pizzas, empanadas o pastas, sin necesidad de recurrir a un servicio de lo más sofisticado. Inclusive, si el objetivo fuera la integración, una propuesta creativa consistiría en proponer a los invitados que cocinen juntos. “De esta manera –comenta Diego Feldberg-, se conjuga el propósito del evento con una solución de bajo costo”.
